Dlaczego zacząłem stosować GTD i wszystko zapisywać

Jeszcze w podstawówce byłem w stanie zapamiętać wszystko co miałem do zapamiętania. Nie musiałem zapisywać prac domowych, rzeczy które mam przynieść czy listy zakupów które mam zrobić. Te pierwsze zapamiętywałem z dokładnością do strony i numeru zadania które mieliśmy wykonać. Miałem mega dobrą pamięć.

Czas na krótką anegdotkę. Niedawno w tramwaju usłyszałem rozmowę. Do pewnego jegomościa zadzwonił telefon. Z kontekstu dało się wywnioskować, że ten jegomość zapomniał o spotkaniu. Przed chwilą był koło miejsca spotkania, ale nie zorientował się, że miał takie spotkanie umówione. Jak mniemam to spotkanie było umawiane dawno. Z ust mojego współpasażera padły słowa:

nie zapisałem sobie

Te słowa są kluczowe.

Gdyby zapisał to by pamiętał

Kluczem GTD jest zapisywanie wszystkiego w systemie któremu ufamy – czyli albo wiemy, że do niego zajrzymy, albo że sam nam przypomni w odpowiednim czasie. Nienawidzę się spóźniać. Znam dużo osób które nie mają z tym problemu. Spóźniają się, przepraszają(albo i nie), a ja wiem, że i tak nic ich to nie nauczy i dalej nie będą przychodzić na czas. Nienawidzę się spóźniać, bo uważam to za nieszanowanie czasu: mojego i innych ludzi. Kiedyś najważniejsze było dla mnie to żebym ja był na czas. Czy ktoś się spóźnił to mnie nie obchodziło. Ale moje postrzeganie tego problemu jest inne od pewnego czasu. Jeżeli wiesz, że się nie wyrobisz, umów się ze mną na później. Przez ten czas będę mógł coś zrobić, a nie bezproduktywnie czekać.

Wprawdzie wypracowałem system w którym nawet czekanie nie jest bezproduktywne. Zawsze mam ze sobą smartfona na którym mam zapisane artykuły, książki i podcasty. Nawet jak czekam w kolejce, jadę komunikacją miejską, czy właśnie na kogoś czekam to mogę tego czasu nie zmarnować.

Wracając jednak do tematu. Jako, że nie lubię się spóźniać to siłą rzeczy muszę wiedzieć z kim, o której i gdzie mam się spotkać. Tych zobowiązań zaczęło być z czasem coraz więcej i często planuje je dużo wcześniej, więc siłą rzeczy żeby o żadnym spotkaniu nie zapomnieć muszę je wszystkie zapisywać w kalendarzu. Tu także sprawdza się metoda Davida Allena(twórcy systemu GTD): zapisuj wszystko. Mózg jest od myślenia, nie od zapamiętywania.

Ja zapisuję dosłownie wszystko. Wtedy mam pewność, że zrobię wszystko i o niczym nie zapomnę. Moja mama dziwi się temu podejściu. Zwykle mówi: „No takiej prostej rzeczy nie zapamiętasz?” Pewnie zapamiętam. Ale jeśli zacznę robić coś innego, skupię się na tym to możliwe, że wyleci mi z głowy co mam zrobić. Gdy zapiszę tę sprawę w swoim zaufanym(słowo-klucz) systemie to mam pewność, że zrobię to, nawet jeśli zapomnę.

Jak stworzyć taki zaufany system?

Opiera się to w zasadzie na regule MNOPR, którą opisałem w tym poście. W przypadku zaufania do systemu kluczowe są fazy druga i czwarta tego procesu:

2. Notujemy WSZYSTKO co wpadnie nam do głowy, przyjdzie w mailu, wyniknie podczas rozmowy. Tyczy się to również natychmiastowego notowania spotkań w kalendarzu, gdy tylko informacja o nich się pojawi.

4. Planowanie. Jeśli czegoś nie zaplanujesz, to pewnie tego nie zrobisz. Nawet zaplanowanie, że czegoś nie zrobimy w najbliższym czasie lub w ogóle już jest zaplanowaniem. Przy planowaniu następnego dnia wychodzi jakie mamy zadania, czy spotkania. Nawet jeśli coś planowaliśmy dawno temu, to przypomnimy sobie o tym.

W przypominaniu pomocna jest jeszcze jedna rzecz. Przypomnienia w aplikacjach kalendarza i listy zadań. Kalendarz przypomni nam o spotkaniu w ustalonym terminie. Aplikacja do zadań może nam przypomnieć, że mieliśmy zrobić coś o konkretnej godzinie. Dodatkowo, jeśli wspiera przypomnienia lokalizacyjne(tak jak mój ukochany Todoist) przypomni Ci że miałeś gdzieś wstąpić, gdy będziesz koło tego miejsca.

Jest jeszcze jedna rzecz o której trzeba pamiętać, żeby mieć w pełni zaufanie do swojego systemu. Jest to systematyczne zaglądanie do niego. Najprościej byłoby po wykonaniu jednego zadania odznaczyć je na liście to-do i wybrać kolejne którym się zajmiemy. Ale wiadomo, czasami wpadnie coś nieprzewidzianego czym od razu się zajmujemy. To jest moim zdaniem złe podejście. Jeśli nawet wpadnie coś nieprzewidzianego to należy tą sprawę zapisać i zaplanować. Nie zabierać się za nią od razu.

Ja mam z tym problem. Zdarza mi się zrobić jedno zadanie i zabierać się za coś co wydaje mi się że powinienem robić, lub dawać sobie chwile na odpoczynek. O ile to pierwsze nie jest jeszcze jakieś złe, bo robimy tak zwane rzeczy, tak dawanie sobie przerwy, „bo przecież mi się należy”, jest niezbyt dobre. Nie jestem fanem przepracowywania się, ale jeśli zaplanowaliśmy czas na odpoczynek(do czego zachęcam) to powinniśmy odpoczywać w tym czasie. Bo mała przerwa między zadaniami, może przeciągnąć się w 2 godzinną sesję przeglądania Facebooka.

Żeby sprawdzać listę zadań i zajmować się tym co tak naprawdę powinniśmy robić wprowadziłem narzędzie do mierzenia czasu. Wymaga ono ode mnie sprawdzenia listy zadań na dziś, wpisania nazwy zadania i naciśnięcia przycisku start. Dzięki temu sprawdzam listę zadań na bieżąco podczas dnia i dodatkowo wiem, czym powinienem się aktualnie zajmować. Płynący czas motywuje mnie, żeby robić tylko dane zadanie i się nie odrywać. Jeśli w trakcie naprawdę muszę się oderwać po prostu zatrzymuję odmierzanie czasu. Uboczny skutek tego jest też taki, że widzę ile czasu na czym spędzam. Uświadomiło mi to, że te małe, szybkie czynności wcale nie są takie szybkie.

Eksperyment

Jeżeli nie stosujesz żadnej z metod zarządzania zadaniami, polecam zrobić prosty eksperyment. Spróbuj przez tydzień wszystko zapisywać. Wystarczy zwykły kalendarz papierowy, czy nawet kartka papieru. Jeśli jesteś zdigitalizowani znajdziesz wiele prostych apek w sklepie z aplikacjami. Wybierz którąkolwiek i zacznij zapisywać wszystkie spotkania i rzeczy do zrobienia. Tylko tydzień. Na tyle krótko, że nie wymaga w zasadzie żadnego wysiłku, i na tyle długo, że zdążysz się zorientować, czy Ci odpowiada. Osoby, które stosują tą zasadę mogą potwierdzić: „once you try you’ll never go back”.