Każdy ma swoje ulubione narzędzie do planowania czasu. Jeśli go nie ma to znaczy, że nigdy nie planował 😉 W dzisiejszym wpisie wyjaśnię wam jak ja zarządzam swoimi zdaniami w Wunderliście.
W poprzednim wpisie z tej serii pisałem o mojej implementacji GTD. Kto czytał ten wie czemu w tytule tego posta jest skrót GMD, zamiast GTD 😉 A kto nie czytał zachęcam, żeby zrobić to teraz, a potem wrócić do tego posta.
Moje listy
Na początku powiem Wam jakie mam listy i jak nimi zarządzam. Otóż tworzę sobie zawsze listę per projekt. Jeśli kilka projektów łączy jeden wspólny mianownik to łączę takie listy w foldery. Np. mam folder „Blog” i w nim mam 4 listy:
- Do opublikowania W niej znajdują się artykuły już napisane, które muszę teraz przekleić do WordPressa i zaplanować automatyczną publikację, lub opublikować od razu.
- Artykuły-pomysły Tu lądują pomysły na artykuły które chciałbym napisać. Jednak w dalszym procesie pracy nad nimi niektóre odstawiam, bo nie wydają mi się dobre. Jednak żadnego nie usuwam, bo może kiedyś mnie natchnie żeby się z Tym tematem z Wami podzielić.
- Zarządzanie blogiem Tu trafia wszystko co związane z techniczną stroną bloga. Czy to przedłużenie dzierżawy domeny, wybór wtyczki, bo stara przestała spełniać moje wymagania itd.
- Na początku miałem jeszcze projekt Założenie bloga. Znajdowały się w niej takie rzeczy jak: znalezienie planu hostingowego, wybór szablonu, podpiecie domeny do serwera itd.
Warte uwagi są też smart listy:
- Starred, czyli elementy oznaczone gwiazdką. Do czego ich używam będzie później
- Today i Week – wiadomo. Zadania które mają datę ustawioną na dzisiaj i ten tydzień
- All tu wyświetlają się wszystkie zadania które trzymamy w Wunderlist. Co fajne, są one posortowane według list na jakich się znajdują
- Jest jeszcze lista Assigned to me. Jeśli używamy Wunderlista do pracy grupowej, to tu będą pojawiać się zadania przypisane nam przez innych członków zespołu. Ja z tego nie korzystam, gdyż nie mam list współdzielonych, ani nie jestem w żadnym zespole który korzystałby z Wunderlista jako narzędzia do planowania pracy.
Rzeczą którą wziąłem bezpośredni z GTD są listy: Kiedyś/może oraz Do obejrzenia/przeczytania/przesłuchania. W pierwszej ląduje wszystko co fajnie by było kiedyś zrobić. Moje zadania tam to np. Fajnie by było mieć Teslę Model S. Natomiast na tej drugiej liście(o przydługawej nazwie) lądowało na początku wszystko co związane z tymi czynnościami. Filmy, książki, odcinki podcastów. Jednak zaczął się tam robić bajzel, więc stworzyłem 4 listy, a pierwotną listę zamieniłem w folder. Teraz mam więc: Przesłuchaj(tu lądują podcasty), Filmy, Przeczytaj oraz Książki. Na liście przeczytaj mam artykuły z analogowej lub cyfrowej prasy. Artykuły i wpisy z internetu trzymam bowiem w Pocket.
No dobrze podstawowe rzeczy mamy ogarnięte, więc teraz czas przejść do tego jak w tym wszystkim się połapać i po co te wszystkie listy.
Dla większego usystematyzowania będę trzymał się zasady MNOPR(mówiłem, żebyś przeczytał poprzedni wpis z tej serii? ;)).
Pierwszego elementu nie trzeba przeprowadzać w żadnym systemie zewnętrznym, no bo hej! Jak nie w głowie to gdzie?
1.Notuj
I tutaj przychodzi nam z pomocą Wunderlistowy Inbox. Tutaj wrzucamy dosłownie wszystko. Potem będziemy się zastanawiać co z tym zrobić. Ta czynność z czasem staje się coraz bardziej naturalna. Nie zastanawiam się już czego dotyczy dana rzecz. Po prostu wrzucam ją do Inboxa, a gdy będę miał więcej czasu to wtedy pomyślę gdzie ją wrzucić. I tu dochodzimy do kolejnego etapu:
2.Organizuj
Gdy mamy więcej czasu(najczęściej wieczorem) należy robić dzienne podsumowanie. Podczas niego należy uporządkować listy. Czyli przenosimy wszystko do list odpowiednich projektów. Jeśli jedną czynność musimy rozbić na kilka zadań, wtedy jest to projekt. Więc należy stworzyć nową listę. Przykład: Powiedzmy, że kończy mi się umowa z obecnym operatorem komórkowym i nie jestem zadowolony z oferty/usług. Więc muszę zobaczyć czy pojawiły się jakieś nowe oferty u aktualnego operatora i czy mi odpowiadają. Porównać je z innymi operatorami. Okazuje się, że chce się przenieść. Więc muszę złożyć zgłoszenie do nowego operatora, podpisać umowę, zmienić zlecenie stałe na koncie. To wszystko są zadania związane z projektem zmiana operatora, albo koniec umowy. Ja nie trzymam się tej zasady kurczowo, jednak jeśli ktoś dopiero zaczyna ogarniać obowiązki to warto. Wyczucie kiedy potrzeba nam nowego projektu przyjdzie z czasem.
Dodatkowo w tym miejscu nadaję odpowiednim zadaniom gwiazdki. Jest do dla mnie znak, że to zadanie musi zostać wykonane w podanym terminie, lub jeśli takowego nie ma to jak najszybciej. To najczęściej są rzeczy, które w matrycy Eisenhowera lądują w ćwiartce „ważne i pilne”. Gwiazdkę także dostają zadania które muszę wykonać, żeby pchnąć projekt do przodu. Mam też niepisana zasadę dla gwiazdek, że gwiazdkę może mieć tylko jedno zadanie z danego projektu.
3.Planuj
Tak jak pisałem w poprzednim wpisie mam swój review day w niedzielę. Wtedy siadam nad Wunderlistem przy komputerze i sprawdzam, czego nie udało mi się zrobić, lub czego zapomniałem odhaczyć w minionym tygodniu. To jest też czas ustawiania zadań które muszę wykonać w poszczególnych dniach nadchodzącego tygodnia. Robię to przez nadawanie dat wykonania i przypomnień, jeśli jest ono konieczne(u mnie zazwyczaj jest, bo często zapominam, że miałem coś zrobić). Ta czynność zajmuje niewiele, bo maksymalnie 20 minut, a efekty robienia takiego przeglądu tygodnia są niewspółmiernie wielkie.
Równie ważne jest również to, żeby codziennie wieczorem planować następny dzień. Żeby potem nie tracić na to czasu ani energii w ciągu dnia. Tak jak w poprzednim przypadku ta czynność nie zajmuje wiele czasu, ale potem jest wielką wyręką. Ja najbardziej lubię zaplanować godzinowo co robię. Zostawiam jednak półgodzinne rezerwy, bo wiadomo, nieprzewidywane rzeczy lubią się pojawiać znienacka i w najmniej odpowiednim momencie(w końcu są nieprzewidziane ;)). Dlatego warto zostawić sobie ten bufor. Ważne jest też, żeby uświadomić sobie, że jak nie wykonamy wszystkiego to nic się nie stanie. Warto jednak mieć jedną czynność na dany dzień którą trzeba zrobić, choćby się waliło i paliło. Nie mamy wtedy poczucia, że zmarnowaliśmy dzień. Bo wiemy, że była jedna DUŻA rzecz którą zrobiliśmy. Należy również pamiętać aby wpisać w ten plan dnia czas na odpoczynek, i inne aktywności, które nie są bezpośrednio związane z robieniem rzeczy.
Takie planowanie dnia warto wykonać w kalendarzu. Czy to zwykłym papierowym, czy w elektronicznym. Wunderlist ma świetną opcję subskrypcji zadań do kalendarza. Jednak jej działanie nie jest już takie świetne. Zadania z datą wykonania ustawia jako wydarzenia całodzienne. A nie np. od ustalonej godziny. Dlatego ja wolę ustawiać sobie samemu, a nie korzystać z nie do końca inteligentnych funkcji.
Organizacja czasu
Ten wpis jest drugim z serii opowiadającej o moich sposobach organizacji czasu. Chcę od razu zaznaczyć, że system ten nie jest „jedyny słuszny”. Nawet dla mnie nie jest on idealny. Jest najlepszy jaki do tej pory udało mi się wypracować, jednak ciągle staram się dążyć do tego ideału.
Spis treści:
2. Implementacja GMD w Wunderlist(tu jesteś)
3. Organizacja zadań w Todoist
4. Zbiór przydatnych linków związanych z organizacją czasu
//Chyba trochę przesadzam z umieszczaniem linków do innych materiałów(szczególnie dużo tutaj Andrzeja Tucholskiego), ale uważam, że w niektórych tematach należy pogłębić wiedzę, lub po prostu jeśli ktoś chce to doczytać więcej. A materiały do których linkuję są najlepszymi jakie znalazłem i sam wiele z nich wyciągnąłem. Poza tym chcę Wam przekazać jak najwięcej świetnej, wartościowej treści, a ta od Andrzeja jest super-świetna.