GTD to skrót od angielskiego tytułu książki Davida Allena „Getting Things Done”. Jest to metodyka pracy z naszymi zadaniami i organizacji czasu. Tytuł tego posta w zasadzie jest mylący. Bo nie będę pisał o „pełnym” GTD, takim jak opisuje go David Allen w swojej książce. Mój system jest zbliżony do GMD(Getting More Done) czyli koncepcji stworzonej przez Maćka Aniserowicza.
Opiera się ona na zasadzie MNOPR:
Myśl, Notuj, Organizuj, Planuj, Rób
Zanim przejdę do opisu każdego z elementów, muszę wam powiedzieć o jednej kluczowej czynności. Otóż przed przystąpieniem do zarządzania zadaniami musicie zrobić sobie „mentalną lewatywę”. Po prostu bierzecie wolny weekend, wyłączacie wszystkie urządzenia, znajomym mówicie, że was nie ma(ew. że pomagacie komuś ważnemu, bo w gruncie rzeczy tak jest). Bierzecie plik karteczek i zapisujecie na nich każdą myśl która wam przyjdzie do głowy. Jeśli jakaś nawraca to dalej ją zapisujecie nawet po 30 razy. Przepatrzcie też swoje środowisko pracy i dom. Może się okazać, że są rzeczy do zrobienia i pomysły o których dawno już zapomnieliście. Po takiej operacji satysfakcja gwarantowana 😉 No jak już to mamy wyjaśnione to możemy przechodzić do rzeczy:
1.Myśl
Myślimy cały czas. Pomysły spływają nam do głowy. Maciek na swojej prelekcji nazwał to olśnieniem. W sumie fajnie, więc może nie będę zmieniał 🙂
2.Notuj
Jak już coś wymyślimy to zdałoby się ją zanotować, bo inaczej nasza mentalna lewatywa poszłaby na marne. Więc spisujemy KAŻDĄ myśl. Coś przychodzi do głowy: od razu ląduje w Todoist. To ma dwie zalety. Po pierwsze nasz mózg wie, że to wszystko co wymyślił jest w konkretnym miejscu i nie musi się tym zajmować. Po drugie przy obecnej technologii nasze zadania mamy zawsze przy sobie. Jeśli ktoś preferuje papier to prawdopodobnie ma notatnik papierowy zawsze przy sobie, więc wychodzi na to samo.
3.Organizuj
O nasze zadania trzeba dbać. Szczególnie o ich organizację. Bo jak zaczniemy spisywać te wszystkie nasze świetne myśli to powstanie śmietnik. Dlatego należy utworzyć listy i przyporządkowywać do nich nasze zadania. Dodatkowo, żeby nie pogubić się w tych listach(ja mam ich ok 15) warto organizować je w foldery. Oczywiście jeśli jakaś lista nie jest już nam potrzebna, czyli wykonaliśmy wszystkie zadania które się tam znajdowały i wiemy, że nie dojdzie nam żadne inne to po prostu ją usuwamy.
4.Planuj
Czyli po prostu planujemy(jak sama nazwa wskazuje) kiedy wykonamy dane zadania. Warto oznaczać sobie następne działania z każdej listy gwiazdką. Co to jest następne działanie? Jest to zadanie które musimy wykonać, żeby pchnąć dany projekt naprzód. Lub po prostu zadanie które trzeba zrobić ASAP. Ale do tego bardziej służy mi ustalanie daty wykonania. Wtedy wiem, kiedy jest graniczny termin kiedy naprawdę muszę rzucić wszystko i zająć się tym zadaniem. Ale staram się do takich sytuacji nie dopuszczać.
Warto w tym miejscu powiedzieć też o planowaniu tygodnia i dnia. Planowanie tygodnia przeprowadzam w każdą niedzielę. Patrzę co mam na listach do zrobienia i ustawiam którego dnia nadchodzącego tygodnia mam zrobić daną rzecz. Dodatkowo niedziela to jest też mój review day, czyli przeglądam czego nie udało mi się zrealizować w poprzednim tygodniu i co muszę przenieść na nadchodzący tydzień.
Dodatkowo staram się każdego dnia wieczorem zaplanować dzień następny. Aczkolwiek często jest pokusa: nie chce mi się, zrobię to rano. Wtedy trzeba powiedzieć STOP i po prostu ostatkiem sił zrobić chociaż zaplanowanie pierwszych kilku zadań jakie zrobimy na początku dnia następnego. Jeśli zrobię to wieczorem to od razu po wstaniu wiem za co się zabrać. Nie muszę niepotrzebnie tracić energii, której mam najwięcej właśnie rano. Jeśli nie zaplanujemy następnego dnia wieczorem dnia poprzedniego to istnieje szansa, że zamiast zacząć robić coś produktywnego to albo pójdziemy po prostu spać(bo uznamy, że nie ma co robić), albo wejdziemy na media społecznościowe, obejrzymy filmy na YouTube i nagle z godziny 7 robi się 12 i okazuje się, że jest południe a tak na prawdę jeszcze nic nie zrobiliśmy.
5.Rób
Jeśli wszystko w poprzednim punkcie zrobiliśmy prawidłowo, to teraz pozostaje tylko brać się do pracy. Jednak tu uwaga. Jeśli czegoś nie uda nam się zrealizować, choć to zaplanowaliśmy to nie ma stresu. W życiu tak bywa, że wyskakują nam nieprzewidziane rzeczy. Wtedy to zadanie wykonamy następnego dnia lub w innym dogodnym terminie. Ale tutaj też trzeba uważać, żeby nie przeholować w drugą stronę i nie popaść w przekładanie wszystkiego, bo „przecież jak tego nie zrobię to się nic nie stanie”.
Oczywiście powyższym wpisem nie wyczerpałem tematu. Dla chcących wiedzieć więcej polecam zapoznać się z książką Davida Allena „Getting Things Done”. Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej o samej metodyce GMD, to odsyłam do wideo, w którym Maciek Aniserowicz- jej twórca opowiada o niej. Polecam też 11 odcinek podcasta DevTalk, w którym Maciek rozmawia z Marcinem Kwiecińskim- profesjonalnym trenerem od „ogarniania chaosu” o produktywności.
Organizacja czasu
Ten wpis jest pierwszym z serii opowiadającej o moich sposobach organizacji pracy i czasu. Chcę od razu zaznaczyć, że system ten nie jest „jedyny słuszny”. Nawet dla mnie nie jest on idealny. Jest najlepszy jaki do tej pory udało mi się wypracować, jednak ciągle staram się dążyć do tego ideału.
Spis treści:
1. Moja interpretacja GTD(tu jesteś)
2. Implementacja GMD w Wunderlist