Organizacja zadań w Todoist

Nie minęło dużo czasu od mojego napisania wpisu o GMD w Wunderliście(nie zdążyłem go nawet opublikować), a już przesiadłem się na Todoist. Stało się to dzięki chłopakom z podcastu Shufflecast, bo wygrałem od nich kod na 6 miesięcy Todoist Premium.

Kiedyś próbowałem przekonać się do tej aplikacji, przeniosłem wszystkie swoje zadania, ale napotkałem na problemy nie do przeskoczenia bez wykupowania pełnej subskrybcji. Nie chciałem płacić za usługę niesprawdzoną, szczególnie, że zapłacić trzeba za cały rok z góry(teraz można wykupić Todoist dla firm z rozliczeniem miesięcznym). I tak oto zarzuciłem Todoist i zostałem przy Wunderliście. Jednak nadszedł ten piękny dzień w którym moglłem zacząć używać Todoist Premium(Jeszcze raz wielkie dzięki, chłopaki). Czy po okresie testowym zostanę na stałe i wysupłam kwotę na Todoist Premium? O tym przekonasz się na koniec artykułu.

Chciałem Wam dzisiaj opisać jak wygląda moja organizacja zadań w Todoist. Od czasów pisania artykułu o implementacji GTD w Wunderliście trochę się zmieniło w moim podejściu do organizacji, ale też wykorzystuję specyficzne funkcje, które są dostępne tylko w Todoist. Przechodzę zatem do rzeczy.

Projekty

Postanowiłem najpierw opisać organizację moich projektów i podprojektów. Chociaż można by było traktować jedne jako projekty, inne natomiast jako foldery. A więc tak, zaczynając od góry na mojej liście projektów znajdują się:

• NA PÓŹNIEJ- jest to projekt w którym lądują wszystkie zadania, które mogę wykonać dopiero po określonej dacie lub konkretnego dnia. Dostają ode mnie od razu najwyższy priorytet i co najmniej konkretną datę wykonania(jak nie i godzinę). Takie oznaczenie zadania pozwala mi od razu stwierdzić, że muszę wykonać je w tym konkretnym czasie. Tutaj lądują też całe projekty, które będę musiał wykonać w późniejszym czasie, ale nie mogę zrobić tego teraz. Tworzę wtedy podprojekt do NA PÓŹNIEJ. W angielskiej nomenklaturze metodologii GTD takie miejsce nazywa się Tickler. Jest to miejsce w, którym znajdują się 43 foldery: 31 dni miesiąca + 12 miesięcy. Należy włożyć tam wszystko co będzie nam potrzebne danego dnia miesiąca. Np.. Bilety na koncert, skierowanie do lekarza, przypomnienie o jakimś zadaniu itp.. Ja takie rzeczy trzymam jako materiały referencyjne w OneNote.
• Pojedyncze akcje- Tutaj zajdują się wszystkie zadania, które nie pasują do żadnego projektu. Mam je wykonać raz, a nie mogą się one znaleźć w projekcie NA PÓŹNIEJ, gdyż mogę je wykonać równie dobrze w każdym momencie.
• Do obejrzenia/przeczytania/przesłuchania- tutaj zapisuję wszystkie książki, filmy, video itp.. Które chciałbym przeczyać/obejżeć. Dodatkowo dla lepszej organizacji stworzyłem kilka pod-projektów. Oto one:
  • Filmy- Tutaj mam zapisane wszystkie filmy, które chciałbym obejżeć.
  • Książki- Do tego projektu wpadają wszystkie książki które chciałbym przeczytać. Niestety z braku czasu te dwie listy ciągle się powiększają zamiast zmniejszać.
  • Must-read- To jest dość ciekawa lista. Wszystkie artykuły do przeczyatnia na później zapisuję w aplikacji Pocket. Jednak, gdy jakiś artykuł jest dla mnie szczególnie ważny oznaczam go tagiem „mustread”. Następnie za pomocą IFTTT artykuł oznaczony takim tagiem automatycznie wpada na tą listę. Dzięki temu nie zapominam czytać tego co mnie najbardziej interesuje. Jeśli ktoś nie wie czym jest IFTTT jest to internetowe narzędzie do automatyzacji zadań. Postaram się kiedyś opisać tą świetną usługę.
• Nawyki/Powtarzające się- Tu trzymam zadania, które powtarzają się w różnych cyklach. Dlatego mam założone konkretne projekty: Dzień, Miesiąc, Kwartał, Rok. Myślę, że jest jasne jakiego typu zadania się w nich znajdują. Dodatkowo mam tu umieszczone jeszcze dwa projekty. Jest to Tygodniowy przegląd i miesięczny przegląd. W nich znajdują się zadania, które wykonuję w ramach przeglądów: tygodniowego i miesięcznego.
• Kiedyś/może- to jest ta sama lista o której pisałem w poprzednim wpisie. Znajdują się tu rzeczy, które fajnie by było kiedyś zrobić.
• Cele długoterminowe- To jest z kolei nowa lista. Wpisuję tu wszystko co chciałbym kiedyś osiągnąć. Staram się aby cele które tu lądują były SMART. Te pomysły są bardziej konkretne i zorientowane na realizację, niż te z poprzedniej listy. Pomysł „fajnie by było mieć Teslę Model S” znajdzie się na liście Kiedyś/może, natomiast „Mieć blog którego czyta 10 000 osób miesięcznie w 2 lata” wyląduje w tej liście, czyli Cele długoterminowe. Myślę, że rozumiecie o co chodzi.

To chyba tyle jeśli chodzi o listy i projekty które są stałe. Do tego dochodzą inne projekty. Jednak z powyższych list może skorzystać każdy niezależnie od tego czym się zajmuje. Obecnie na mojej liście projektów znajdują się jeszcze 3 stałe projekty:

• Studia – jako, że studiuje zapisuje tu wszystkie zadania związane z tą aktywnością. Każdy przedmiot ma tu odpowiadający sobie projekt
• Blog – jako, że prowadzę bloga tutaj lądują wszystkie zadania z nim związane. Dwa stałe projekty to: Artykuły-pomysły, gdzie zapisuję pomysły na artykuły, oraz Do opublikowania, gdzie przenoszę zadania zawierające artykuły gotowe do publikacji. Pojawiają się tutaj też okresowo projekty związane z zarządzaniem blogiem. Np. przed założeniem bloga był tu projekt Założenie bloga.
• Dev-nauka – tutaj zapisuję wszystkie kursy, artykuły, czy rzeczy których chciałbym się nauczyć związane z programowaniem

Inne projekty które mam u siebie są albo zbyt prywatne, żebym się nimi z Wami dzielił, albo po prostu są przydatne tylko dla mnie.

Przy projektach chciałbym wspomnieć o jeszcze jednej rzeczy. Oprócz tego, że te najważniejsze lądują na samej górze listy, to jeszcze ich nazwy piszę z CAPSem. Dzięki temu od razu je widzę. Dodatkowo, można ustawić kolor projektu na jakiś jaskrawy. Ja stosuję te same kolory co przy priorytetach: czerwony- projekt najważniejszy.

Etykiety

Teraz czas na przedstawienie mojego systemu etykiet. Mam ich stosunkowo mało. Ale cały czas dodaję etykiety w miarę potrzeb. Również jeśli wykonam wszystkie zadania z danej etykiety i wiem, że nie będę jej potrzebował w najbliższym czasie, to po prostu ją usuwam.

Wydaje mi się, że nazwy etykiet wyjaśniają się same. Ale dla jasności:

• Czekam_na to etykieta zawierająca zadania, które oddelegowałem, lub czekam na jego wykonanie, żebym mógł zacząć swoją pracę.
• Decyzje to zadania związane z podjęciem jakiejś decyzji. Ta etykieta istnieje dlatego, że nie zawsze mam humor do podejmowania decyzji i coś może na nią wpłynąć. Najczęściej zaglądam tu gdy mam więcej czasu i energii, żeby na spokojnie przeanalizować problem.
• Research – zadania w których muszę poszukać jakiś dodatkowych materiałów.
• Email – zadania związane z pisaniem maili. Jako, że mam zasadę, że maile odbieram tylko raz dziennie – wieczorem, to wtedy zaglądam, też pod tą etykietę i patrzę czy nie miałem jakiegoś maila napisać lub przetworzyć.
• Miasto – zadania które muszę zrobić gdy jestem „na mieście”.
• Dom – zadania które mogę wykonać tylko w domu.
• Przesiadywanie – ta etykieta jest bardzo pomocna. Przypisuję do niej zadania którę mogę wykonać, gdy na coś czekam, podróżuję itp.
• Rano – zadania związane z moim porannym rytuałem.
• Wieczor – zadania które realizuję na koniec dnia. Są związane z Dziennym przeglądem

Dwie ostatnie etykiety są mi przydatne do stworzenia filtrów o których w następnym akapicie

Filtry

Teraz zajmijmy się filtrami.

Do tej pory w zasadzie ich nie używałem. Jednak ostatnio wymyśliłem dla nich użyteczne zastosowanie. Opiszę każdy po kolei:

• Poranny rytuał – Zadania które robię codziennie rano, zaraz po wstaniu. Pokazuje mi zadania z etykiety „rano”, które są do zrobienia dzisiaj. Tym sposobem łatwo widzę, które jeszcze mam zrobić żeby dopełnić mój poranny rytuał
• Przegląd dnia – Zadania które robię na koniec dnia, czyli podsumowujące ten dzień i planujące następny. Tak jak w poprzednim filtrze: pokazuje mi zadania z etykiety „wieczor”, które są do zrobienia dzisiaj.
• Tygodniowy przegląd – zadania, które robię wykonując przegląd tygodnia w każdą niedzielę. Pisałem o tym w artykule Moja interpretacja GTD[LINK].
• Dziś – to jest mój najnowszy filtr. Pokazuje mi zadani które mam zrobić dzisiaj, ale bez zadań z projektu: Powtarzające się. Tym samym widzę tylko zadania, które pchają moje projekty do przodu, a nie są wykonywanymi codziennie rzeczami. Stworzyłem ten filtr, bo łatwo można się wpędzić w mechaniczne odznaczanie zadań z listy do zrobienia na dziś. Czasami bywały takie dni, ze odznaczyłem 15 zadań, a tak naprawdę nie wykonałem, żadnych które posunęły by moje projekty do przodu. Dobrze żeby na tej liście znalazło się dosłownie kilka zadań. Zadania, które pojawią się po zastosowaniu tego filtra to kamienie, a te codzienne, powtarzające się to piasek, zgodnie z opowieścią z początku tego artykułu.

Kolejną super opcją, którą chcę opisać jest naturalne wprowadzanie. Głównie polega ono na wprowadzaniu dat wykonania i powtarzania zadań. Możemy napisać w zasadzie wszystko, co przyjdzie mi do głowy. Może mam małą kreatywność w związku z datami, ale nie zdarzyło mi się, żeby Todoist nie wiedział o jaką datę mi chodzi. Nie chcę się tu rozpisywać o tym jakie warianty akceptuje Todoist. Zamiast tego podrzucam Wam link z oficjalnej strony Todoist.

Skróty

Już prawie dotarliśmy do końca tego, co chciałbym Wam dzisiaj przekazać. Zostały jeszcze tylko skróty. Podczas wprowadzania możemy użyć następujących skrótów:

• @ po znaku małpy możemy zacząć wprowadzać etykietę, a Todoist sam zacznie nam podpowiadać z tych, które już mamy wprowazone
• !p + liczba od 1 do 4 dzięki temu możemy wprowadzić priorytet do tworzonego właśnie zadania
• # teraz możemy wprowadzić projekt do którego chcemy wprowadzić dane zadanie. Znowu tak jak w przypadku etykiet Todoist zacznie nam podpowiadać istniejące projekty
• Choć nie ma do tego skrótu, to gdy zaczniemy wprowadzać datę Todoist automatycznie rozpozna, że chodzi nam o datę wykonania. Jeśli jej nie chcemy wystarczy kliknąć na nią myszą.

Uff, ten artykuł był dla mnie sporym wyzwaniem. Chciałem przekazać Wam w nim jak najwięcej wiedzy i moich doświadczeń związanych z Todoist. Jeśli macie jakieś pytania, propozycje. Miałem Wam odpowiedzieć jeszcze na pytanie z początku wpisu. Definitywnie jestem w stanie wydać ok 130 zł rocznie na lepsze zarządzanie zadaniami.

---

Organizacja czasu

Ten wpis jest trzecim z serii opowiadającej o moich sposobach organizacji czasu. Wyszedł trochę spontanicznie, nie był planowany na początku serii. Decyzja o zmianie programu była dość spontaniczna i wywołana zewnętrznymi czynnikami, o czym pisałem na początku. Chcę od razu zaznaczyć, że system ten nie jest „jedyny słuszny”. Nawet dla mnie nie jest on idealny. System jest najlepszy jaki do tej pory udało mi się wypracować, jednak ciągle staram się dążyć do ideału(chociaż pewnie nidy do niego nie dojdę, ale próbować warto). Cały czas coś w nim zmieniam, dodaję, próbuję. Do czego i Was zachęcam.

Spis treści:

1. Moja interpretacja GTD

2. Implementacja GMD w Wunderlist

3. Organizacja zadań w Todoist(tu jesteś)

4. Zbiór przydatnych linków związanych z organizacją czasu